Die Verfügbarkeit von Bargeld an einem Geldautomaten sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Das ist schließlich der Vorteil eines Selbstbedienungsgeräts: Es sollte für jeden Kunden "immer verfügbar" sein. Dennoch gibt es Fälle, in denen Geldautomaten ausfallen. Mit dem richtigen Ansatz wird das Cash Management zum Erfolg. Technische Probleme können gelegentlich auftreten, aber Ausfallzeiten aufgrund von Geldmangel? Das sollte nie passieren, schon gar nicht so häufig, wie es bei zu vielen Finanzinstituten (FIs) der Fall ist.
Die meisten Vorfälle, bei denen es zu Zahlungsausfällen kommt, sind auf eine unsachgemäße Bargeldplanung zurückzuführen. Wie kann das sein? Mit der heutigen Datenintelligenz gibt es Möglichkeiten, dieses Problem ein für alle Mal zu lösen.
Es gibt wirksame Instrumente und Dienstleistungen, die FI bei der Planung des Liquiditätsbedarfs helfen. Dennoch ist es nicht selbstverständlich, dass diese Instrumente in großem Umfang genutzt werden. Dies ist besonders überraschend, nicht nur weil die Verfügbarkeit von Geldautomaten einen direkten Einfluss auf die Kundenerfahrung hat, sondern auch wegen der Tatsache, dass die Bargeldkosten in der Regel den größten Anteil an den Gesamtbetriebskosten (TCO) einer Geldautomatenflotte ausmachen.
Warum verwenden so viele Finanzinstitute immer noch relativ veraltete, einfache Methoden oder überlassen es dem unzureichend ausgerüsteten und ohnehin schon stark ausgelasteten Filialpersonal, eine so wichtige Aufgabe wie die Bargeldverwaltung zu bewältigen?
Schauen wir uns das einmal genauer an.
Das Bargeld-Dilemma: Komplexität vs. Leistung
Sowohl in den Filialen als auch im Selbstbedienungsnetz werden täglich massenhaft Bargeldtransaktionen durchgeführt. Für jeden einzelnen Geldautomaten kann das verarbeitete Bargeldvolumen je nach Tag, Woche, Monat, Ferienzeit und anderen Faktoren stark variieren. Das kann natürlich leicht kompliziert werden.
Wie viel Bargeld sollte man wann und wo einplanen? Bei dem Versuch, solche Schwierigkeiten zu überwinden, verfolgen die Finanzintermediäre oft einen vereinfachten Ansatz, der den Effizienzaspekt vernachlässigt: Sie laden mehr Bargeld ein als nötig, oder sie überwachen Schwellenwerte, die zu einer Ad-hoc-Auffüllung führen und Bargeldreserven in Bereitschaft erfordern, oder sie überlassen die Bargeldplanung einem Cash-in-Transit (CIT)-Anbieter, der möglicherweise keine echte Optimierung bietet.
Diese Versuche können zwar dazu beitragen, die Komplexität zu verringern, optimieren aber nicht die operative Leistung.
Ein effektives Cash Management erfordert eine speziell entwickelte, umfassende End-to-End-Lösung (Software oder Managed Services), die nicht nur eine zuverlässige Prognose liefert, sondern auch widersprüchliche Optimierungsziele löst, um die am besten geeignete Belastungsmenge und die richtige Servicekadenz innerhalb der gegebenen geschäftlichen Einschränkungen zu bestimmen.
Häufigkeit der Dienste: Anpassung der Lastpläne, flexible Termine und Vermeidung von Ad-hoc-Maßnahmen
Beschaffen Sie gute Daten - und nutzen Sie sie
Es ist bekannt, dass eine gute Datenqualität ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist. Es ist daher erstaunlich, dass viele ZI immer noch auf veraltete Host-Reports zurückgreifen und wenig tun, um bessere Datenquellen für ihr Cash Management zu finden und zu nutzen.
Eine geeignete Überwachungslösung sollte einen automatisierten Datenfeed mit hoher Datengranularität (Detailgenauigkeit) und Auflösung (Häufigkeit) bieten. Im Idealfall wird der gesamte Bargeldbestand nach Medientyp, Währung, Stückelung und der Funktion jedes einzelnen Behälters, d. h. Ausgabe, Einzahlung oder Recycling, gemeldet. Eine gute Datenauflösung bedeutet eine ausreichend lange Historie und häufige Aktualisierungen der Bestandsinformationen. Alle Daten sollten frei von Verzerrungen und Fehlern sein.
Lastwechsel abschneiden
Eine hohe Datenqualität ist umso wichtiger, wenn Cash Recycling eingesetzt wird. Warum ist das so? Das Prinzip des Recyclings besteht darin, eingezahltes Bargeld für die Auszahlung wiederzuverwenden, um die Ladefrequenz zu verringern. Diese Fähigkeit hängt jedoch von mehreren Faktoren ab, wie z. B. dem Gleichgewicht der ein- und ausgehenden Bargeldströme nach Nennwert und einbehaltenen Banknoten, verbunden mit der Qualität und der Gerätekonfiguration. All diese Variablen müssen in einer großen Gleichung berücksichtigt werden.
Spätestens jetzt ist Cash Management wirklich notwendig. Es wird eine Entscheidungshilfe benötigt, um festzustellen, wie viel Bargeld geladen oder entnommen werden soll und wie die beste Kadenz in beiden Betriebsarten, d. h. in statischen oder dynamischen Zeitplänen, aussieht. Das Konzept völlig flexibler "Just-in-Time"-Pläne ist seit langem bekannt. In den meisten Teilen der Welt bevorzugen die Geldtransportunternehmen jedoch nach wie vor statische Fahrpläne, weil sie damit ihre Ressourcen leichter planen können. Dies ist natürlich eine große Einschränkung, die einer angemessenen bedarfsorientierten Serviceplanung für den einzelnen Geldautomaten widerspricht. Mit einer regelmäßigen Überprüfung und Anpassung der Servicezyklen lässt sich jedoch ein höheres Maß an Optimierung erreichen.
Zusammenarbeit zur Aufdeckung zusätzlicher Effizienzgewinne
Selbst die beste Software erfordert Experten mit Prozesskenntnissen. Dies kann vor allem für kleinere Finanzinstitute eine echte Herausforderung sein. Die Auslagerung an einen anerkannten Managed-Service-Anbieter ermöglicht den Zugang zu Ressourcen, die sonst möglicherweise nicht zur Verfügung stehen. Selbst größere Banken folgen diesem Trend und verlassen sich auf Spezialisten, um die interne Komplexität zu reduzieren und eine schnelle Kapitalrendite zu erzielen.
Mit dem richtigen Ansatz wird Cash Management zum Erfolg. Daten werden genutzt, um Erkenntnisse zu gewinnen, Entscheidungshilfen zu geben, die Ressourcennutzung zu verbessern, Risiken zu mindern und Geschäftsanforderungen effizient zu erfüllen - alles in einer umfassenden Lösung.
Von Marco Goltz, Global Head of Cash-Related Services, Diebold Nixdorf
